نجاح السانديك في تسيير الإقامة المشتركة لا يعتمد فقط على النية الحسنة أو الخبرة، بل يرتكز أساسًا على تنظيم الوثائق والاحتفاظ بكل ما يثبت القرارات والمصاريف والتعاقدات. فالوثيقة داخل الملكية المشتركة هي الحَكَم عند أي خلاف، وهي الضامن للشفافية بين السانديك وباقي الملاك.
تُلزم المقتضيات القانونية، خصوصًا القانون رقم 18.00 المتعلق بنظام الملكية المشتركة للعقارات المبنية كما عُدّل بـ القانون رقم 106.12 المغير والمتمم للقانون 18.00، السانديك بالاحتفاظ بسجلات ووثائق أساسية طيلة مدة تسييره.
1) محاضر الجموع العامة
كل اجتماع للملاك يجب أن يُوثَّق بمحضر مكتوب يتضمن:
تاريخ الاجتماع
الحاضرين
القرارات المتخذة
نتائج التصويت
هذا المحضر هو المرجع القانوني لتنفيذ أي قرار داخل الإقامة.
2) لائحة الملاك ومعلوماتهم
وثيقة تتضمن أسماء الملاك، أرقام شققهم، ووسائل الاتصال بهم.
تفيد في:
توجيه الاستدعاءات
التواصل السريع
تنظيم التصويت
3) سجل المساهمات والمصاريف
سجل محاسبات يوضح:
من أدى ومن لم يؤدِّ
أوجه صرف المصاريف
الرصيد المالي للإقامة
الشفافية هنا تمنع الشكوك وتُسهّل عرض الوضعية المالية على الملاك.
4) النظام الداخلي للإقامة
وثيقة أساسية تنظّم:
قواعد العيش المشترك
استعمال الأجزاء المشتركة
أوقات الهدوء
السلوكيات الممنوعة
يُرجع إليها عند أي نزاع بين السكان.
5) عقود الصيانة والخدمات
نسخ من العقود المبرمة مع:
شركة النظافة
تقني الكهرباء
السباك
شركة المصعد (إن وجدت)
هذه العقود تضمن تتبع الالتزامات وجودة الخدمات.
6) أرشيف المراسلات والإنذارات
الاحتفاظ بنسخ من:
الإنذارات الموجهة للممتنعين عن الأداء
المراسلات مع السلطات أو الشركات
الشكايات المتبادلة
تفيد كثيرًا عند اللجوء للإجراءات القانونية.
خلاصة
السانديك المنظم وثائقيًا هو سانديك ناجح عمليًا. كل وثيقة محفوظة اليوم قد تحل نزاعًا غدًا، وكل سجل واضح يعزز الثقة بينه وبين الملاك. التنظيم ليس رفاهية، بل هو أساس التسيير الجيد داخل الملكية المشتركة.